茶話會策劃和茶話會禮儀
2012/5/3 17:05:13
所謂茶話會，在商界主要是指意在聯絡老朋友、結交新朋友的具有對外聯絡和進行招待性質的社交性集會。因其以參加者不拘形式地自由發言為主，并且因之備有茶點，故此稱為茶話會。有的時候，也有人將其簡稱為茶會。從表面上來看，茶話會主要是以茶待客、以茶會友，但是實際上，它則往往是重點不在“茶”，而在于“話”，即意在借此機會與社會各界溝通信息、交流觀點，聽取批評、增進聯絡、為本單位實現“內求團結、外求發展”這一公關目標，創造良好的外部環境。從這個意義上來講，茶話會在所有的商務性會議中并不是無足輕重的。
茶話會禮儀，在商務禮儀之中特指有關商界單位召開茶話會時所應遵守的禮儀規范。其具體內容主要涉及會議的主題、來賓的確定、時空的選擇、座次的安排、茶點的準備、會議的議程、現場的發言等幾個方面。以下，分別對其作具體的介紹。
1．關于會議的主題
茶話會的主題，特指茶話會的中心議題。在一般情況下，商界所召開的茶話會，其主題大致可分為如下三類：
·以聯誼為主題
以聯誼為主題的茶話會，是平日所見最多的茶話會。它的主題，是為了聯絡主辦單位同應邀與會的社會各界人士的友誼。在這類茶話會上，賓主通過敘舊與答謝，往往可以增進相互之間的進一步了解，密切彼此之間的關系。除此之外，它還為與會的社會各界人士提供了一個擴大社交圈的良好契機。
·以娛樂為主題
在娛樂為主題的茶話會，主要是指在茶話會上安排了一些文娛節目或文娛活動，并且以此作為茶話會的主要內容。這一主題的茶話會，主要是為了活躍現場的局面，增加熱烈而喜慶的氣氛，調動與會者人人參與的積極性。與聯歡會所不同的是，以娛樂為主題的茶話會所安排的文娛節目或文娛活動，往往不需要事前進行專門的安排與排練，而是以現場的自由參加與即興表演為主。它不必刻意追求表演水平的一鳴驚人，而是強調重在參與、盡興而已。
·以專題為主題
所謂以專題為主題的茶話會，是指在某一特定的時刻，或為了某些專門的問題而召開的茶話會。它的主要內容，是主辦單位就某一專門問題收集反映，聽取某些專業人士的見解，或者是同某些與本單位存在特定關系的人士進行對話。召開此類茶話會時，盡管主題既定，仍須倡導與會者暢所欲言，并且不拘情面。為了促使會議進行得輕松而活躍，有些時候，茶話會的專題允許寬泛一些，并且許可與會者的發言稍許有所脫題。
2．關于來賓的確定
茶話會的與會者，除主辦單位的會務人員之外，即為來賓。邀請哪些方面的人士參加茶話會，往往與其主題存在著直接的因果關系。因此，主辦單位在籌辦
茶話會時，必須圍繞其主題，來邀請來賓，尤其是確定好主要的與會者。
在一般情況下，茶話會的主要與會者，大體上可被區分為下列五種情況：
·本單位的人士
具體來講，以本單位人士為主要與會者的茶話會，主要是邀請本單位的各方面代表參加。意在溝通信息，通報情況，聽取建議，嘉勉先進，總結工作。有時，這類茶話會亦可邀請本單位的全體員工或某一部門、某一階層的人士參加。有時，它也叫做內部茶話會。
·本單位的顧問
以本單位的顧問為主要與會者的茶話會，意在表達對有助于本單位的各位專家、學者、教授的敬意。他們受聘為本單位的顧問，自然對本單位貢獻良多。同時，特意邀請他們與會，既表示了對他們的尊敬與重視，也可以進一步地直接向其咨詢，并聽取其建議。
·社會上的賢達
所謂社會賢達，通常是指在社會上擁有一定的才能、德行與聲望的各界人士。作為知名人士，他們不僅在社會上具有一定的影響力、號召力和社會威望，而且還往往是某一方面的代言人。以社會上的賢達為主要與會者的茶話會，可使本單位與社會賢達直接進行交流，加深對方對本單位的了解與好感，并且傾聽社會各界對本單位的直言不諱的意見或反映。
·合作中的伙伴
合作中的伙伴，在此特指在商務往來中與本單位存在著一定聯系的單位或個人。除了自己的協作者之外，還應包括與本單位存在著供、產、銷等其他關系者。以合作中的伙伴為主要與會者的茶話會，重在向與會者表達謝意，加深彼此之間的理解與信任。這種茶話會，有時亦稱聯誼會。
·各方面的人士
有些茶話會，往往會邀請各行各業、各個方面的人士參加。這種茶話會，通常叫做綜合茶話會。以各方面的人士為主要與會者的茶話會，除了可供主辦單位傳遞必要的信息外，主要是為與會者創造出一個擴大個人交際面的社交機會。
茶話會的與會者名單一經確定，應立即以請柬的形式向對方提出正式邀請。攢魄例，茶話會的請柬應在半個月之前被送達或寄達被邀請者之手，但對方對此可以不必答復。
3．關于時空的選擇
一次茶話會要取得成功，其時間、空間的具體選擇，都是主辦單位必須認真對待的事情。
舉行茶話會的時間問題，進而言之又可以分成三個具體的、相互影響的小問題，即舉行的時機、舉行的時間、時間的長度。
·茶話會舉行的時機
在舉行茶話會的時間問題上，舉行的時機問題是頭等重要的。唯有時機選擇得當，茶話會才會產生應有的效益。通常認為，辭舊迎新之時、周年慶典之際、重大決策前后、遭遇危險挫折之時等，都是商界單位酌情召開茶話會的良機。
·茶話會舉行的時間
舉行的時間，在此是指茶話會具體應于何時舉行。根據國際慣例，舉行茶話會的最佳時間是下午四點鐘左右。有些時候，亦可將其安排在上午十點左右。需要說明的是，在具體進行操作時，自可不必墨守成規，而主要應以與會者尤其是主要與會者的方便與否以及當地人的生活習慣為準。
·茶話會時間的長度
對于一次茶話會到底舉行多久的問題，可由主持人在會上隨機應變，靈活掌握。也就是說，茶話會往往是可長可短的，關鍵是要看現場有多少人發言，發言是否踴躍。不過在一般情況下，一次成功的茶話會，大都講究適可而止。若是將其限定在一個小時至兩個小時之內，它的效果往往會更好一些。
舉行茶話會的空間問題，指的是茶話會興辦地點、場所的選擇。按照慣例，適宜舉行茶話會的大致場地主要有：一是主辦單位的會議廳。二是賓館的多功能廳。三是主辦單位負責人的私家客廳。四是主辦單位負責人的私家庭院或露天花園。五是包場高檔的營業性茶樓或茶室。餐廳、歌廳、酒吧等處，均不宜用來舉辦茶話會。
在選擇舉行茶話會的具體場地時，還需同時兼顧與會人數、支出費用、周邊環境、交通安全、服務質量、檔次名聲等諸問題。
4．關于座次的安排
同其他正式的工作會、報告會、紀念會、慶祝會、表彰會、代表會相比，茶話會的座次安排具有自身的鮮明特點。從總體上來講，在安排茶話會與會者的具體座次時，必須使之與茶話會的主題相適應，而絕對不應當令兩者相互抵觸。
具體而言，根據約定俗成的慣例，目前在安排茶話會與會者的具體座次時，主要采取以下四種辦法：
·環繞式
所謂環繞式排位，指的是不設立主席臺，而將座椅、沙發、茶幾擺放在會場的四周，不明確座次的具體尊卑，而聽任與會者在入場之后自由就座。這一安排座
次的方式，與茶話會的主題最相符，因而在當前流行面最廣。
·散座式
所謂散座式排位，多見于舉行于室外的茶話會。它的座椅、沙發、茶幾的擺放，貌似散亂無序，四處自由地組合，甚至可由與會者根據個人要求而自行調節，隨意安置。其目的，就是要創造出一種寬松、舒適、愜意的社交環境。
·圓桌式
圓桌式排位，指的是在會場上擺放圓桌，而請與會者在其周圍自由就座的一種安排座次的方式。在茶話會上，圓桌式排位通常又分為下列兩種具體的方式：一是僅在會場中央安放一張大型的橢圓形會議桌，而請全體與會者在其周圍就座。二是在會場上安放數張圓桌，而請與會者自由組合，各自在其周圍就座。當與會者人數較少時，可采用前者。而當與會者人數較多時，則應采用后者。
·主席式
在茶話會上，主席式排位并不意味著要在會場上擺放醒目的主席臺，而是指在會場上，主持人、主人與主賓應被有意識地安排在一起就座，并且按照常規，居于上座之處。例如，中央、前排、會標之下或是面對正門之處。
就總體而論，為了使與會者暢所欲言，并且便于大家進行交際，茶話會上的座次安排尊卑并不宜過于明顯。不排座次，允許自由活動，不擺與會者的名簽。乃是其常規做法。
5．關于茶點的準備
茶話會，顧名思義，自然有別于正式的宴會，因此不上主食、熱茶，不安排品酒，而是只向與會者提供一些茶點的。不論是主辦單位還是與會者，大家都應當明白，茶話會是重“說”不重“吃”的，所以沒有必要在吃的方面去過多地下工夫。設想一下，若是在茶話會上上了美酒佳肴，大家一味地沉浸于口腹之樂，哪里還有閑情逸致去發表高見呢?
商務禮儀規定，在茶話會上，為與會者所提供的茶點，應當被定位為配角。雖說如此，在具體進行準備時，亦需注意如下幾點講究：
對于用以待客的茶葉與茶具，務必要精心進行準備。選擇茶葉時，在力所能及的情況之下，應盡力挑選上等品，切勿濫竽充數。與此同時，要注意照顧與會者的不同口味。對中國人來說，綠茶老少皆宜。而對歐美人而言，紅茶則更受歡迎。
在選擇茶具時，最好先用陶瓷器皿，并且講究茶杯、茶碗、茶壺成套，千萬不要采用玻璃杯、塑料杯、搪瓷杯、不銹鋼杯或紙杯，也不要用熱水瓶來代替茶壺。所有的茶具一定要清洗干凈，并且完整無損，沒有污垢。
除主要供應茶水之外，在茶話會上還可以為與會者略備一些點心j水果或是地方風味小吃。需要注意的是，在茶話會上向與會者所供應的點心、水果或地方風味小吃，品種要對路、數量要充足，并且要便于取食。為此，最好同時將擦手巾一并上桌。
按慣例，在茶話會舉行之后，主辦單位通常不再為與會者備餐。
6．關于會議的議程
相對而言，茶話會的會議議程，在各類正式的商務性會議之中，都可以稱得上是最為簡單不過的了。
在正常的情況之下，商界所舉辦的茶話會的主要會議議程，大體只有如下四項：
第一項議程是：主持人宣布茶話會正式開始。在宣布會議正式開始之前，主持人應當邀請與會者各就各位，并且保持安靜。而在會議正式宣布開始之后，主持人則還可對主要的與會者略加介紹。
第二項議程是：主辦單位的主要負責人講話。他的講話應以闡明此次茶話會的主題為中心內容。除此之外，還可以代表主辦單位，對全體與會者的到來表示歡迎與感謝，并且懇請大家今后一如既往地給予本單位以更多的理解，更大的支持。
第三項議程是：與會者發言。根據慣例，與會者的發言在任何情況下都是茶話會的重心之所在。為了確保與會者在發言之中直言不諱，暢所欲言，通常主辦單位事先均不對發言者進行指定與排序，也不限制發言的具體時間，而是提倡與會者自由地進行即興式的發言。有時，與會者在同一次茶話會上，還可以數次進行發言，以不斷補充、完善自己的見解、主張。
第四項議程是：主持人略作總結。隨后，即可宣布茶話會至此結束散會。
7．關于現場的發言
業已指出，與會者的現場發言，在茶話會上舉足輕重。假如在一次茶話會上沒有人踴躍發言，或者是與會者的發言嚴重脫題，都會導致茶話會的最終失敗。
根據會務禮儀的規范，茶話會的現場發言要想真正得到成功，重點在于主持人的引導得法和與會者的發言得體。
在茶話會上，主持人所起的作用往往不止于掌握、主持會議，更重要的，是要求他能夠在現場上審時度勢，因勢利導地引導與會者的發言，并且有力地控制會議的全局。在眾人爭相發言時，應由主持人決定孰先孰后。當無人發言時，應由主持人引出新的話題，就教于與會者；或者由其懇請某位人士發言。當與會者之間發生爭執時，應由主持人出面勸阻。在每位與會者發言之前，可由主持人對其略作介紹。在其發言的前后，應由主持人帶頭鼓掌致意。萬一有人發言嚴重跑題或言辭不當，則還應由主持人出頭轉換話題。
與會者在茶話會上發言時，表現必須得體。在要求發言時，可舉手示意，但同時也要注意謙讓，不要與人進行爭搶。不論自己有何高見，打斷他人的發言插嘴，都是失當的行為。在進行發言的過程中，不論所談何事，都要使自己語速適中，口齒清晰，神態自然，用語文明。肯定成績時，一定要實事求是，力戒阿諛奉承。提出批評時，態度要友善，切勿夸大事實，調整挖苦。與其他發言者意見不合時，要注意“兼聽則明”，并且一定要保持風度。切勿當場對其表示出不滿，或是在私下里對對方進行人身攻擊。
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